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Há uma grande satisfação emocional e obrigação moral nessa função. Álvaro, quando mais jovem viu seu pai falir duas empresas que foram bem sucedidas e tristemente o viu também sucumbir com a queda dos seus negócios. A impotência na época diante da situação o motivou a buscar aprender e investir em ser capaz de auxiliar os empresários que passam por momentos difíceis, momentos que podem atingir um estágio crítico.

Por isso, nosso CEO, Álvaro Marcos, acumulou conhecimento e experiências ao longo de 10 anos para tornar-se um especialista em gestão de empresas em crise.

Alvaro Marcos - Fundador da Fórmula de Gestão
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Em qualquer tipo de ação ou decisão que tomarmos em nossa vida é fundamental contar com o auxílio de quem possa nos dar as melhores orientações. O profissional mais confiável nesse caso é o especialista. Há especialistas de todos os tipos e eles estão presentes em quase todos os setores de nossa vida, porém, quando se trata do mercado financeiro de uma empresa, a consulta a esse profissional se torna realmente imprescindível.

Especialista em cálculo de custos

Um especialista na área de cálculo de custos carrega uma grande responsabilidade, pois geralmente está lidando com o orçamento de determinada empresa e, além do lado financeiro, deve ter um tino administrativo. Essa astúcia administrativa deve estar presente já que a redução dos custos de uma empresa, calculado a partir de seu orçamento, requer uma administração de bens e serviços, bem como, em alguns casos, um realojamento de certas funções empresarias.

Uma vez que a área financeira impacta todos os setores de uma empresa, ser responsável pela redução e o cálculo de custos operacionais dela exige exatidão, domínio técnico e muita versatilidade para entender as demandas corporativas e saber adaptá-las ao orçamento estimado, levando em conta fatores como as altas e baixas do mercado consumidor e as demandas de produção da concorrência.

Além disso, ser um especialista em cálculo de custos requer uma formação em contabilidade ou áreas afins. Porém, nem sempre somente a formação basta. É preciso se atualizar constantemente, afinal, o mundo também está continuamente evoluindo. Para tal, é altamente indicado realizar especializações em Gestão de Negócios ou Finanças, entre outros cursos dessa área.

Ainda, para ser um especialista na área financeira é preciso ter domínio de suas ferramentas de trabalho, como uso de softwares e, sobretudo, a análise de dados e de estatísticas. O uso dessas ferramentas não só otimiza o trabalho de um especialista, como também é capaz de evitar que qualquer detalhe se perca em meio aos números.

Afinal, o que é o custo operacional de uma empresa?

O custo operacional nada mais é do que valor monetário que é necessário para manter determinada empresa funcionando. É esse valor que precisa ser calculado pelo especialista e o objetivo é sempre reduzi-lo ao mínimo possível.

Os custos operacionais geralmente advêm do:

• Estoque de produtos;

• Pagamento de funcionários;

• Marketing, materiais promocionais e viagens de funcionários;

• Uso de materiais específicos para cada tipo de produção;

• Custeamento e manutenções de equipamentos;

• Pagamento de empréstimos, impostos, multas e emissão de notas fiscais;

• Pagamento de contas como luz, água, aluguel, etc.

O custo operacional costuma variar de um mês para o outro, porém o especialista habitualmente calcula uma média dos valores gastos, começando pelo reconhecimento das despesas constantes da empresa, feito através do levantamento dos seus gastos mensais.

A seguir, é possível estabelecer uma média de valores. Esses valores médios são obtidos considerando um intervalo de alguns meses (geralmente de três a seis meses) e, então, é feita uma soma de todos os valores obtidos em cada um dos meses e uma divisão pelo número de meses considerados.

Outra forma de conhecer os custos de uma empresa é colocar as despesas em comparação com o faturamento, ou seja, o lucro adquirido. Para tal, deve-se dividir o valor obtido pelo faturamento médio da empresa nos últimos meses e multiplicar o resultado por 100.

Por fim, para que o especialista possa analisar o custo operacional de uma empresa e tentar fazer a redução dele, é preciso conhecer o faturamento mínimo necessário para cobrir as despesas, mantendo o negócio em funcionamento e lucrando. Esse faturamento mínimo costuma ser chamado de “ponto de equilíbrio” e equivale à divisão entre os custos fixos da empresa e a margem obtida no cálculo do faturamento. Para calcular esse índice devem-se subtrair os custos variáveis do faturamento médio, obtendo a margem de contribuição. Esse valor deve ser dividido pelo faturamento médio para que seja possível obter um número percentual.

Como fazer a redução de custos?

A redução de custos tem por objetivo básico o corte das despesas de uma empresa sem prejudicar os seus lucros e o seu rendimento.

Uma forma de redução que costuma ser adotada em emergências e que normalmente tem um impacto bastante reduzido é o corte de custos diretos. Esses custos são aqueles que estão diretamente ligados ao funcionamento da empresa (equipamentos, funcionários, vendedores, representantes, etc.). O corte direto desses elementos não só não trará resultados em curto prazo, como também pode acabar por dificultar o funcionamento pleno da empresa.

As maneiras mais eficientes de reduzir custos, recomendadas por especialistas, costumam ser:

• Negociar tarifas e taxas diretamente com o banco, o que pode garantir descontos ou o pagamento de números mais viáveis para o dinheiro que há em caixa.

• Buscar os melhores e menores preços nos produtos e serviços que necessitar comprar ou contratar. Nesse caso, é muito importante pesquisar.

• Analisar o fluxo de caixa da empresa, já que, ao possuir essa consciência, você pode negociar taxas bancárias com mais segurança e adaptar-se aos meses de baixa nas vendas sem que seja necessário pagar juros muito altos.

• Otimizar a jornada de trabalho. Fazer as horas trabalhadas serem mais produtivas ajudará a empresa a economizar com os custos de horas extras e também com os custos de operação. Essa otimização geralmente acontece por meio da conscientização dos funcionários a respeito da importância do cumprimento de horários, da consideração às pausas para lanches ou descanso e de se evitar atividades que não sejam relacionadas ao trabalho.

• Analisar as despesas com a rescisão de contratos e também as indenizações na hora de demitir algum funcionário, bem como calcular quais serão os gastos e o tempo necessário para que um novo funcionário seja treinado para realizar a mesma tarefa do profissional a ser desligado.

• Reduzir despesas de consumo, como as contas de água, luz, telefonia, etc.

• Usar a tecnologia a favor da empresa. O uso de ferramentas de gestão também é aliado da redução de custos, já que permite fazer certas atividades de forma mais simples, fazendo com que se tenha menos gastos com pessoal e com tempo de serviço.

Ideias Criativas e Inovadoras Para Redução de Custos Nas Empresas

Atualmente, atuar de forma inovadora para aumentar lucro e reduzir gastos é essencial em qualquer empresa. Todo lampejo de ideia que favoreça a redução de recursos despendidos é bem-vindo e pode ser crucial para competir igualmente com empresas maiores.

Por isso, é com frequência que os colaboradores são incentivados a demonstrarem cada vez mais criatividade ao sugerir novas ideias e estratégias de trabalho. O problema, nesse sentido, é que nem sempre estamos dispostos para apresentar soluções. Afinal, tudo é capaz de influenciar positiva ou negativamente na inventividade de um funcionário, como:

• Infraestrutura oferecida pela empresa;

• Espaço para trazer novas sugestões;

• Parceria entre colaboradores;

• Compreensão dos superiores na hora de avaliar ideias.

Por esse motivo, é interessante que o setor de Recursos Humanos esteja atento para realizar mudanças que incentivem a criatividade. Seja melhorando o sinal de internet da empresa ou criando rodas de conversa para brainstorm, tudo é válido se o pretendido é gerar mais lucro e menos prejuízo.

Agora, para reduzir prejuízos de forma mais prática e eficiente, confira os passos a seguir:

Redução de gastos com energia elétrica: 3 dicas infalíveis

A energia elétrica nem sempre é vista pelos funcionários como o maior gasto de uma empresa. Por estar sempre presente em todos os setores e eletrônicos usados, diariamente, é comum que as pessoas subestimem seu valor financeiro. Geralmente, o que mais causa prejuízos à empresa:

• Luzes deixadas acesas até o dia seguinte ou durante um final de semana sem expediente;

• Ar-condicionado ligado em ambientes onde há pouca ou nenhuma circulação de pessoas;

• Computadores ligados durante a noite ou finais de semana;

• Eletrônicos conectados por hábito, sem uso constante: carregadores, micro-ondas, ventiladores, entre outros.

Verifique quais são os 3 passos mais importantes para reduzir custos com energia elétrica:

1. Lâmpadas LED

A lâmpada LED é uma alternativa inteligente para reduzir gastos, tanto em empresas, quanto em casas. A lâmpada tem a durabilidade cinco vezes maior que a lâmpada fluorescente e ilumina da mesma forma, dependendo da marca escolhida, até um pouco mais que a lâmpada comum.

Empresas que utilizam lâmpadas fluorescentes perdem dinheiro em outros momentos, não só com a compra constante de novas lâmpadas, pois é necessário o trabalho especializado de:

• Eletricistas;

• Funcionários terceirizados;

• Compra de novos reatores.

A contratação de serviços e compra de novos equipamentos acontece cerca de cinco vezes mais quando a empresa utiliza lâmpada fluorescente. Ou seja, o gasto indireto é maior e resulta em prejuízos constantes.

Como uma das vantagens mais importantes, a lâmpada LED não possui reator, além de contar com um prazo de garantia maior. Por isso, é crucial que os responsáveis apresentem a ideia de trocar as lâmpadas da empresa por lâmpadas LED.

É interessante criar uma planilha com os gastos e recursos utilizados para manter as lâmpadas fluorescentes e quanto de economia é possível fazer com a troca por LED. Dessa forma, os gestores conseguem observar claramente a diferença entre as duas opções.

2. Sensor de presença

Apesar de ter sua funcionalidade subestimada ou ser interpretado como um gasto desnecessário, o sensor de presença auxilia fortemente na economia de energia. O sensor de presença apaga as luzes de um ambiente automaticamente após a saída ou não permanência de pessoas por um período de tempo.

O aparelho é fundamental principalmente em empresas que possuem alta rotatividade de colaboradores em salas diferentes, como escolas, faculdades e hospitais.

3. Iluminação e ventilação natural

A última dica sobre economia sobre energia elétrica já é aplicada em diversos locais, e promove resultados muito satisfatórios na conta de luz. Apesar de ser um aparelho de extrema necessidade nas empresas, o ar-condicionado não precisa ficar ligado durante o dia inteiro.

Por isso, a dica é utilizar as janelas, tanto pela iluminação como pela ventilação natural na primeira parte do dia. Como a parte da tarde costuma ser mais quente, o ar-condicionado pode ser ligado, bem como as luzes artificiais dos setores.

Redução de gastos com impressões: dicas simples para colocar em prática

Muitas vezes, os gastos com impressão não são contabilizados nas empresas. O erro sai caro no orçamento, e pode ser contornado com medidas básicas de comportamento e colaboração. Veja quais são:

1. Evitar o desperdício de papel: reutilizar folhas de papel para impressões menos importantes é uma estratégia muito inteligente. Para facilitar a conscientização, é válido deixar as folhas pouco usadas disponíveis próximo à impressora com algum aviso como “rascunhos para impressão”;

2. Evitar reimpressões: verificar o mesmo arquivo diversas vezes e corrigir os pequenos erros evita que uma reimpressão seja necessária;

3. Criar a cultura da bandeja vazia: é comum que o funcionário esqueça a impressão na bandeja da impressora e imprima o mesmo documento novamente. Por isso, é essencial criar a cultura da bandeja vazia, em que nenhum papel deve ser deixado no local;

4. Conter a impressão de documentos pessoais: não é recomendado utilizar a impressora da empresa para a impressão de documentos pessoais. É entendido que o colaborador apenas proceda dessa forma em caso de emergência;

5. Rever configurações da impressora: a impressora pode estar imprimindo em qualidade máxima, utilizando mais tinta que o necessário e causando prejuízos sem sentido para a empresa.

Como segunda estratégia para economizar nas impressões, está o outsourcing. Ou seja, a empresa contrata um serviço de impressão para cuidar do assunto e diminuir custos. Além disso, existe a alternativa de gerenciamento de impressões. Veja detalhes:

• Limites: o gerenciamento de impressão possibilita criar cotas para cada setor da empresa, controlando a quantidade de papel e tinta utilizadas por período;

• Segurança: qualquer documento na fila de impressão só é produzido a partir de autenticação;

• Registro: é possível registrar o que foi impresso e em qual setor foi impresso, organizando quantidades, tipos e locais para a criação de relatórios.

Como reduzir gastos com a colaboração entre funcionários?

Toda e qualquer ideia que vise lucro e economia de recursos deve ser analisada pelos gestores. A maioria delas, entretanto, surge entre colaboradores, e são eles que podem ajudar com propriedade na hora de analisar os processos da empresa. Por isso, é fundamental entender:

1. A valorização da colaboração

Recompensar um funcionário por “vestir a camisa” e criar soluções para a empresa é imprescindível. Para que a prática se torne comum, é recomendado que os gestores criem grupos virtuais para acolher diferentes ideias e sugestões.

Como forma de recompensa, é interessante que a empresa reflita sobre formas simples de valorizar o empenho do colaborador com:

• Um dia de folga por mês, dependendo de sua função e cargo;

• Aumento de salário;

• Viagens;

• Premiação que auxilie no trabalho como: notebook, celular, tablet, entre outros.

2. O incentivo à divulgação de ideias

É desmotivador receber ideias geniais e esquecer quem foram os responsáveis ou o responsável por ela. Caso a empresa receba uma ótima sugestão de melhoria, é altamente recomendado que o colaborador ou equipe sejam enaltecidos por isso.

Seja pelos típicos retratos de “funcionário do mês” ou envio de e-mail coletivos com a divulgação dos idealizadores, tal medida é de extrema importância para dar o devido valor moral aos funcionários que trouxeram a ideia.

As duas políticas acima auxiliam na economia da empresa, pois cada vez mais colaboradores terão interesse em participar das estratégias de diminuição de gastos.

Antes de passar para a próxima dica, tenha em mente que o feedback é tão importante quanto o incentivo. Mesmo que determinadas sugestões não sejam utilizadas pela empresa, é necessário que os setores responsáveis cedam feedback aos colaboradores envolvidos.

Como reduzir custos a partir de treinamento?

Pensando ainda em incentivos e colaboração, chega-se à importância do treinamento interno para direcionar os funcionários. É impossível querer contar com criatividade e inovação se os colaboradores não estão prontos para lidar com a competitividade do mercado.

É sabido que, no mundo corporativo, quem não se atualiza acaba ficando para trás. A constatação serve tanto para funcionários da base, como para gerência e proprietários. Por isso, uma forma excelente de gerar economia é investimento em treinamento interno. Afinal, funcionários mais bem preparados trabalham mais consistentemente.

Além disso, evita-se constantes demissões. Todo gestor sabe que demitir um funcionário é extremamente dispendioso para a empresa, e a rotatividade de colaboradores demanda mais treinamentos e mais tempo de aprendizado da rotina. Ou seja, o colaborador que é preparado e capacitado a todo momento, dará zero imprevistos para a empresa.

Como reduzir custos seguindo a ordem colaborativa de ambiente?

Medidas que podem reduzir expressivamente os gastos da empresa a partir da organização colaborativa:

• Limpeza: higienizar a própria mesa, manter o setor organizado e a lata de lixo vazia são algumas das medidas adotadas para diminuir gastos. A ideia auxilia o trabalho pesado do pessoal da limpeza, além de diminuir a necessidade de contratação de mais funcionários para a função. Para incentivar o procedimento de limpeza individual, é válido que a empresa disponibilize produtos e utensílios de higiene, além da criação de uma rotina diária;

• Itens descartáveis: os copos e xícaras descartáveis são gastos que, além de saírem caro para a empresa, são inimigas do meio ambiente. Para diminuir o lixo e recursos gastos com os descartáveis, recomenda-se que o colaborador leve sua própria xícara ou copo para a empresa;

• Xícaras: ainda sobre descartáveis, a empresa pode incentivar a medida criando uma xícara personalizada para cada funcionário. O gasto parece alto à primeira vista, mas abolir o uso de descartáveis demonstrará uma economia significativa em pouco tempo.

Como reduzir custos com telefone e internet?

Saber a forma como os serviços de telefone e internet afetam o orçamento da empresa é crucial para iniciar um plano de economia. Entenda mais abaixo:

1. Análise de ligações

O plano escolhido pela empresa contempla ligações locais e interurbanas, mas o gestor repara que nem sempre é necessária a segunda opção. Por esse motivo, devem-se analisar todas as ligações realizadas e quais são mais comuns no dia a dia da organização.

Após o levantamento, o setor deve negociar outro plano que supra as necessidades da empresa, sem exageros.

2. Análise de internet

É comum que a internet demonstre instabilidade ao longo do mês, e como atitude emergencial para não parar os processos da empresa, o gestor solicite um plano ainda mais caro que ofereça mais velocidade. Entretanto, o consumo de internet deve ser minuciosamente analisado antes de qualquer decisão.

Um bom exemplo de como entender o consumo de internet, é verificando como os funcionários estão utilizando a conexão. Não é difícil encontrar colaboradores baixando filmes, músicas, ou assistindo vídeos de alta definição. Para que isso não seja recorrente, é importante que os setores responsáveis esclareçam o que pode e não pode ser feito na conexão da empresa.

Uma opção para resolver de vez a questão, é contratar uma empresa terceirizada de TI. Assim, a empresa conta com uma equipe especializada no assunto, que pode alterar toda a infraestrutura e gerar ainda mais economia para a organização.

Como reduzir custos a partir da tecnologia?

Para concluir, veja formas simples e eficazes para reduzir custos a partir da tecnologia:

• Reunião remota: ao invés de recrutar várias pessoas e ter que arcar com deslocamento e alimentação, além da estrutura física da empresa, é inteligente investir em reuniões a distância. Assim como o home office, as reuniões remotas geram economias significativas para a empresa. Para facilitar, existem diversos serviços gratuitos na internet para a realização de reuniões;

• Redes sociais: estar nas redes sociais é uma medida que gera lucro, valoriza a empresa e aproxima os clientes de seus serviços ou produtos oferecidos. Como são gratuitas, as redes sociais não só geram economia como aumentam as chances de venda;

• Gestão empresarial: algumas empresas ainda estão na era do papel, planilhas e inúmeros documentos físicos para controlar a gestão do negócio. Além de arriscado, não ter todos os processos armazenados em software é trabalhoso e custoso. Por isso, investir em softwares de gestão empresarial deve ser a primeira medida adotada a empresa que deseja economizar dinheiro e tempo;

• Aplicativos gratuitos: existem centenas de aplicativos gratuitos para auxiliar na rotina de empresas. Desde grandes investimentos até folha de pagamentos e férias, a internet oferece um número impressionante de recursos para as organizações que estão em busca de economia.

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